MĂ©thode GTD : 5 Ă©tapes pour gagner du temps et ĂȘtre productif ! đŸ”„â€‹

Aurore Fouassier - Mis Ă  jour le 08/01/2024
méthode gtd

Si tu es le roi de la procrastination et des devoirs de derniĂšre minute, la mĂ©thode GTD devrait te parler. Elle se prĂ©sente comme l’outil qui t’apprendra Ă  mieux t’organiser dans tes tĂąches quotidiennes. GrĂące Ă  elle, tu diras peut-ĂȘtre enfin au revoir aux exposĂ©s rĂ©alisĂ©s la veille au soir ou au stress liĂ© aux dates butoirs. Pour que tu puisses la tester par toi-mĂȘme, on va te donner toutes les infos sur la mĂ©thode GTD. PrĂȘt ? C’est parti ! 🚀

Bob l'Ă©ponge forme un arc-en-ciel avec ses mains.

La mĂ©thode GTD, c’est quoi ?​ đŸ€”

Un outil utile au quotidien​ 😎

La mĂ©thode Getting Things Done, ou GTD pour les intimes, est un systĂšme de gestion du temps. Il te permet de rĂ©aliser tes tĂąches du quotidien avec efficacitĂ© et sans t’angoisser. Les maĂźtres mots de cette technique sont organisation, sĂ©rĂ©nitĂ© et productivité !

​👉 Pour ce faire, elle se base sur des listes et des calendriers.

Un calendrier 2023.

​📖 Getting Things Done

En français, cette expression peut se traduire par « accomplir les choses » ou « faire avancer les choses ». Peu importe la version que tu prĂ©fĂšres, l’idĂ©e globale de cette locution est qu’il faut agir et ne pas subir le temps qui passe. Bref, si tu peux, fais !​

 

​📍 The manager knows how to get things done.

​📍 Le directeur sait comment faire avancer les choses.

Ce systĂšme est apparu pour la premiĂšre fois dans le livre du mĂȘme nom Getting Things Done, the art of stress-free productivity (2001) de David Allen, un Ă©crivain et consultant amĂ©ricain spĂ©cialiste de la productivitĂ©.

👉 Depuis 2005, cette expression est une marque dĂ©posĂ©e.

Selon David Allen, l’ensemble de tes tĂąches professionnelles et personnelles Ă  effectuer devrait ĂȘtre rĂ©pertoriĂ© dans des listes. Si ton esprit n’a plus besoin de retenir toutes ces missions, il peut se concentrer Ă  100 % sur le travail en cours, ce qui augmente ta productivitĂ©.​ đŸ€ž

David Allen.
David Allen.

Que tu sois familier avec les notions d’efficacitĂ© et d’organisation ou non, la mĂ©thode GTD est accessible Ă  tous. Ficher Excel, agenda, logiciel prĂ©cis, tous les supports sont compatibles avec ce systĂšme de gestion du temps !​ 😍

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Le principe de la mĂ©thode GTD​ 🔎

Comme le principe fondamental de la mĂ©thode GTD repose sur la collecte exhaustive et la rĂ©daction de toutes tes tĂąches, tu t’assures qu’aucune mission ne soit nĂ©gligĂ©e. Une fois libĂ©rĂ© (dĂ©livrĂ© ❄) de cette nĂ©cessitĂ© de mĂ©morisation, tu ne cogites plus dans ton lit le soir en te demandant ce que tu as Ă  faire pour les jours Ă  venir.

La méthode GTD schématisée.

​👉 ​De mĂȘme, cette organisation t’incite Ă  respecter les dĂ©lais impartis et t’offre la possibilitĂ© de rĂ©ellement profiter de tes moments de repos.

Pour suivre la méthode GTD, il te faut subdiviser tes tùches de grande envergure en des tùches plus petites et te fixer des délais réalistes. Si tu dois rédiger un rapport par exemple, tu peux subdiviser ce travail en plusieurs étapes précises comme :

  1. la collecte d’informations ;
  2. l’élaboration du brouillon ;
  3. la rédaction ;
  4. la relecture finale.

​👉 Cette approche te permet d’Ă©viter d’oublier des dĂ©tails cruciaux comme l’écriture d’un sommaire dans un mĂ©moire. C’est le cauchemar de tous les Ă©tudiants
 ​đŸ„Č

David

EDHEC

25€/h

Olivier

La Sorbonne

13€/h

Nicolas

CentraleSupélec

17€/h

Victor

ESCP

25€/h

Fanny

Ponts ParisTech

19€/h

Fabien

Télécom Paris

20€/h

Jade

Sciences Po Paris

21€/h

Louise

Mines ParisTech

24€/h

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Les 5 étapes de la méthode GTD

Maintenant que tu as compris le principe de cette mĂ©thode, entrons dans les dĂ©tails. Quelles sont les 5 Ă©tapes de la mĂ©thode GTD ? À quoi correspondent-elles ? Voyons ça !​ 👇

Étape 1 : collecter 1ïžâƒŁ

La premiĂšre chose Ă  faire, c’est de collecter les tĂąches. Ici, tu n’as pas besoin d’établir une liste toute belle, toute propre. Tu peux te contenter de lister les missions que tu dois rĂ©aliser sans les hiĂ©rarchiser ou les classer par ordre d’importance. ✍

​👉 Conclusion : note tout ce qui te vient Ă  l’esprit !

Le but de cette Ă©tape, c’est de te libĂ©rer d’un poids. Qu’est-ce que je dois faire lundi ? Est-ce que je vais y penser ? Quand dois-je faire cet exo ? Je verrai ça lundi
 STOP !

Une to-do list.

Ne stocke pas toutes ces infos dans un coin de ta tĂȘte, note-les, mĂȘme si les tĂąches ne sont pas Ă  effectuer le jour mĂȘme. L’idĂ©e est de te crĂ©er un seul point de collecte. Pour ce faire, regroupe notamment les notes prises auparavant sur :

  • des post-it ;
  • ton agenda ;
  • des mĂ©mos ;
  • des invitations.

Ensuite, tu n’as plus qu’à lister ces Ă©lĂ©ments sur le support qui te parle le plus (feuille, carnet, ordinateur, etc) en te limitant Ă  un seul outil. Tu ne dois pas t’éparpiller davantage, tu dois regrouper tes tĂąches dans un endroit unique.​ 😌

​👉 Exemples : un fichier titrĂ© Google Docs, Excel ou Word.

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Étape 2 : traiter 2ïžâƒŁ

DÚs que tes missions sont listées, tu peux passer à la prochaine étape : le traitement des données. Oui, ça fait un peu IA dit de cette maniÚre, mais ce processus est essentiel. Il te permet de clarifier les choses en te posant les bonnes questions :

  • De quel type de tĂąche s’agit-il ?
  • Puis-je rĂ©aliser quelque chose tout de suite ?
  • Quelle est l’action suivante ?

Si la premiĂšre Ă©tape a pour but de collecter, celle-ci sert Ă  classer chaque Ă©lĂ©ment. On te conseille de prendre le temps de rĂ©flĂ©chir Ă  chaque tĂąche et de choisir l’une des options ci-dessous pour juger si elle est importante ou non :

NON ❌​OUI ✔
Je la raye de ma listeJe la réalise immédiatement
Je la mets en stand-byJe m’organise (direction l’étape 3 !)

Lorsqu’une tĂąche prend deux minutes, on considĂšre qu’elle peut ĂȘtre rĂ©alisĂ©e tout de suite. RĂ©pondre Ă  un e-mail, prendre un rendez-vous, faire une recherche, signer un document, confirmer une rĂ©servation, ranger une facture
 Elles sont nombreuses !​ 😊

​👉 À l’issue de ce classement spĂ©cial GTD, tu y verras plus clair.

Si tes rĂ©visions te prennent beaucoup de temps et que tu ne sais pas comment t’y prendre pour ĂȘtre plus efficace, tu peux prendre des cours particuliers avec un Sherpa. Nos profs t’aideront Ă  progresser dans n’importe quelle matiĂšre et t’apprendront Ă  gagner du temps !

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Étape 3 : organiser 3ïžâƒŁ

Maintenant, il te faut Ă©laborer un plan d’action. À chaque Ă©tape, tu affines ta mise en place pour devenir un expert de la productivitĂ©. Si la mission Ă  accomplir prend plus de 2 minutes, privilĂ©gie la planification et l’organisation en gardant en tĂȘte tes objectifs :

ReporteSi ta charge de travail est trop importante, tu peux dĂ©finir une nouvelle date de rĂ©alisation. Dans ce cas-ci, il ne s’agit pas de procrastination !
DĂ©lĂšgueTu n’es pas obligĂ© de tout faire tout seul, surtout en ce qui concerne les tĂąches du quotidien comme le mĂ©nage en colocation.
PlanifieÉlabore des sous-tĂąches (une tĂąche subdivisĂ©e) et mets en place un suivi rĂ©gulier pour ĂȘtre sĂ»r de respecter les dates butoirs.

Selon la mĂ©thode GTD, une tĂąche composĂ©e de plusieurs actions est considĂ©rĂ©e comme un projet qui peut aller d’une rĂ©novation de ton domicile Ă  la rĂ©alisation d’un spot publicitaire au boulot. Autant te dire que l’appellation englobe divers travaux !​ 😯

Un tableau divisé en catégories.

Pour ne pas te mĂ©langer les pinceaux, on te conseille de consigner tous tes projets sur une liste dĂ©diĂ©e que tu peux titrer en ce sens. Afin d’ĂȘtre trĂšs efficace, n’oublie pas de rĂ©viser rĂ©guliĂšrement cette fiche, ainsi que les Ă©tapes indiquĂ©es.

​👉 Les dĂ©lais et rendez-vous sont Ă  inscrire dans un calendrier.

Par ailleurs, la mĂ©thode GTD prĂ©conise d’écrire les Ă©tapes indĂ©pendantes d’un mĂȘme projet dans une liste nommĂ©e « Prochaines actions » et de prĂ©voir une « Liste de rappel » pour les missions dĂ©lĂ©guĂ©es. Bien sĂ»r, l’idĂ©e n’est pas de fliquer celui qui s’en charge en ton nom, mais d’assurer une bonne coordination.

Clémence

HEC Paris

21€/h/h

Thibault

ENS Paris Ulm

20€/h

Sophie

Sciences Po Bordeaux

12€/h

Noémie

M2 en droit Ă  Assas

19€/h

Fanny

Ponts ParisTech

19€/h

Simon

4e année de médecine

26€/h

Nicolas

CentraleSupélec

17€/h

Victor

ESCP

25€/h

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Étape 4 : rĂ©viser 4ïžâƒŁ

Dans cette partie, l’idĂ©e est d’assurer un suivi rĂ©gulier pour garantir l’efficacitĂ© continue de la mĂ©thode GTD. Eh oui, s’organiser ne suffit pas !​ 😜

Un homme note tout.
Quand tu notes toutes les infos.

​Il est essentiel de surveiller frĂ©quemment l’état d’avancement de tes tĂąches, de faire le bilan de celles que tu as achevĂ©es, de celles qui sont en cours (en ajustant ton organisation si nĂ©cessaire) et d’en intĂ©grer de nouvelles.

â€‹đŸ€” Comment faire ?

DĂ©terminer un suivi hebdomadaire et qui prend en compte ton agenda serait l’idĂ©al. Par exemple, tu pourrais le rĂ©aliser en fin de semaine pour allĂ©ger ton esprit avant le week-end ou le lundi pour entamer ta semaine de travail du bon pied.

​👉 N’oublie pas de prendre du recul, c’est trùs important de se remettre en question et de regarder d’un Ɠil neuf ce que tu as mis en place :

  • OĂč en suis-je ?
  • Est-ce que mon organisation fonctionne ?
  • Est-elle optimale ?
  • A-t-elle besoin d’ĂȘtre ajustĂ©e ?

Imaginons que tu aies crĂ©Ă© une liste de projets. En la checkant chaque semaine, tu rĂ©alises que certains projets ne progressent pas comme prĂ©vu. Que faire dans ce cas ? Tu pourrais commencer par rĂ©Ă©valuer les dĂ©lais, te faire aider ou bien revoir tes prioritĂ©s.​ 😎

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Étape 5 : agir 5ïžâƒŁ

Pour finir, la mĂ©thode GTD implique d’agir en fonction des options que tu as sĂ©lectionnĂ©es au cours des Ă©tapes prĂ©cĂ©dentes. Si tu veux entrer en action, tu dois prendre en compte quatre Ă©lĂ©ments essentiels. Tu as notamment :

Les prioritĂ©s : identifie les tĂąches importantes ou celles dont l’échĂ©ance approche Ă  grands pas. Bref, demande-toi quelle est ta prioritĂ© absolue !

Le temps à ta disposition : évalue si tu disposes du temps nécessaire pour exécuter tes tùches du jour et détermine si tu peux en caler certaines entre deux réunions.

Ton niveau d’énergie : interroge-toi sur ta motivation et ton niveau de fatigue, et identifie les tĂąches que tu es en mesure de rĂ©aliser dans ton Ă©tat actuel. Si tu es malade par exemple, il est clair que tu dois te concentrer sur de petites missions pour garder ta motivation !

Le contexte : prends en compte l’environnement dans lequel tu te trouves. Assure-toi que l’endroit est suffisamment calme si tu rĂ©diges quelque chose, et appropriĂ© si tu as besoin d’appeler quelqu’un au tĂ©lĂ©phone.

Martin

HEC Paris

23€/h

Jade

Sciences Po Paris

21€/h

Bastien

Polytechnique

26€/h

Emilie

Sciences Po Lyon

19€/h

Hugo

Insa Lyon

16€/h

Alma

ENS Paris-Saclay

24€/h

David

EDHEC

25€/h

Jeanne

Aix-Marseille Université

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Les utilitĂ©s de la mĂ©thode GTD pour les Ă©tudiants​ 🎓

À prĂ©sent, tu peux essayer d’utiliser cette mĂ©thode au quotidien. Pour savoir en quoi elle est utile aux Ă©tudiants, dĂ©couvre notre rĂ©capitulatif !​ 🚀

✅ La mĂ©thode GTD te permet de collecter et d’organiser toutes tes tĂąches.

✅ Tu peux planifier des projets de groupe et ainsi contrîler ta charge de travail.

✅ Ce systĂšme, grĂące Ă  son organisation, t’aide Ă  Ă©viter la surcharge mentale.

✅ Il diminue le stress liĂ© Ă  la mĂ©morisation constante des tĂąches Ă  accomplir.

✅ La mĂ©thode GTD t’encourage Ă  dĂ©terminer tes prioritĂ©s.

✅ Elle te permet d’établir des dĂ©lais rĂ©alistes pour chaque devoir scolaire.

✅ En subdivisant tes projets en Ă©tapes, tu Ă©vites la procrastination.

✅ Tu apprends à organiser les infos pertinentes (notes de cours, recherches, etc.)

✅ Tu dĂ©veloppes des compĂ©tences essentielles en gestion du temps.

Tu es intĂ©ressĂ© par d’autres mĂ©thodes ? Pour en savoir plus, tu peux prendre des cours particuliers de mĂ©thodologie. Nos Sherpas seront ravis de te transmettre leurs connaissances et de t’aider Ă  atteindre tous tes objectifs scolaires !

Une mĂ©thode qui a des limites ?​

La frĂ©nĂ©sie du quotidien​ đŸ„”

Une fois assimilĂ©e, la mĂ©thode GTD peut ĂȘtre particuliĂšrement efficace. En l’adoptant, tu es susceptible de devenir plus productif, mieux organisĂ© et de gagner du temps Ă  long terme.

​👉 MalgrĂ© tout, il n’existe aucune potion miracle pour se tenir Ă  son planning tous les jours. La mĂ©thode GTD possĂšde aussi ses limites. La surcharge quotidienne de tĂąches urgentes peut conduire Ă  une nĂ©gligence progressive des Ă©tapes de cette approche.

Un chien s'endort sur son travail.
C’est fatiguant d’ĂȘtre fatiguĂ©…

Nos conseils​ 💖

Pour profiter de la mĂ©thode GTD, reste cohĂ©rent dans son application et adapte-la en fonction de ta charge de travail. PlutĂŽt que de tenter de la respecter du jour au lendemain, intĂšgre progressivement ses principes dans ta routine. Tu en ressortiras gagnant !​ đŸ’«

Voldemort rigole.
Bonne nouvelle, pas vrai ?

​👉 Ensuite, essaye de rĂ©guliĂšrement faire le point sur ton utilisation de la mĂ©thode GTD. Tu peux en ajuster les aspects qui ne conviennent pas Ă  ta situation actuelle. Rien n’est gravĂ© dans le marbre, chacun possĂšde des besoins, des goĂ»ts et des envies diffĂ©rentes !​ 😉

Et toi, tu connaissais cette mĂ©thode ?​ đŸ”„

Cet article est maintenant terminĂ©. On espĂšre que la mĂ©thode GTD t’aidera Ă  mieux t’organiser dans tes tĂąches quotidiennes et Ă  ĂȘtre plus serein au quotidien. Si nos explications t’ont Ă©tĂ© utiles, n’hĂ©site pas Ă  nous laisser un commentaire ! À bientĂŽt !​

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Aurore Fouassier
PoĂšte de la Team
Étudiante en lettres, j’espĂšre que mes articles pourront t’aider dans ton parcours scolaire, t’inspirer ou simplement te divertir. Et si tu les lisais avec le sourire, ça me ferait d’autant plus plaisir ! Allez, j’arrĂȘte les rimes pour cette fois, parole de Sherpa. ​😇

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