Découvre le métier de secrétaire ☎️

Nicolas Bougrer-Cinqval - Mis à jour le 06/04/2022
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Si tu aimes les challenges, l’ordre et la polyvalence, alors l’emploi de secrétaire est fait pour toi ! Rémunération, formations, conditions de travail, on t’explique tout ce que tu as besoin de savoir sur le métier de secrétaire. GO ! 👇 

En quoi consiste le métier de secrétaire ?🤔

Secrétaire, un métier de femme ?  

Les stéréotypes sur le métier de secrétaire et le secrétariat ont encore la vie dure. En 2014, l’Observatoire des inégalités avait mis en avant le fait que 97,6 % des personnes qui occupaient un emploi de secrétaire étaient des femmes. 😔

Le poste de secrétaire administratif figure parmi les métiers de la gestion et de l’administration. Il consiste à gérer les opérations administratives nécessaires au fonctionnement d’une entreprise. Le secrétaire doit assister ses supérieurs et faciliter leur travail au quotidien.

👉 En tant qu’assistant, il doit gérer les emplois du temps et les rendez-vous, les appels téléphoniques, faire remonter les informations nécessaires à la prise des décisions importantes, rédiger des mails et des courriers, classer des dossiers administratifs.

Les spécialisations du métier de secrétaire

Il existe autant de spécialisations dans le métier de secrétaire que de secteurs d’activité. En voici quelques-uns : 

  • Secrétaire médical : Le secrétaire médical assiste le docteur ou le praticien et peut exercer dans des hôpitaux, des centres de radiologie ou des cabinets médicaux. Ses fonctions relèvent à la fois du domaine de la gestion et de la santé. 🏥 
  • Secrétaire comptable : Doté lui aussi d’une double compétence, il maîtrise les chiffres comme personne et assure les fonctions de bases de l’emploi de secrétaire. Il exerce le plus souvent dans des cabinets d’expertise en collaboration avec des trésoriers ou encore des banques.
  • Secrétaire juridique : Il endosse lui aussi plusieurs casquettes puisqu’il doit maitriser les ficelles de la gestion et doit connaître le vocabulaire spécifique à ce secteur. 👩‍⚖️
  • Secrétaire de mairie : Le secrétaire de mairie assiste le maire et ses équipes dans la bonne administration de la commune. 

Comment devenir secrétaire ?

Les formations pour l’emploi de secrétaire dépendent de ton niveau scolaire mais aussi de la spécialisation vers laquelle tu souhaites t’orienter. 

Secrétaire 

Avant le baccalauréat

👉 un bac pro STMG

👉 un bac pro gestion Administration

👉 un bac assistance à la gestion des organisations et de leurs activités

À la sortie du lycée

Bac +2

  • BTS Assistant manager
  • BUT Assistant de gestion PME-PMI
  • BUT Gestion administrative et commerciale (GACO)

Bac +3

  •  Licence Administration et gestion des entreprises

Pour des postes plus spécialisés, tu peux te diriger vers les cursus suivants  :    

Secrétaire juridique  🧑‍⚖️

Il te faut une formation supérieure au baccalauréat pour accéder à ce poste.

Bac +2 

  • BTS support à l’action managériale
  • DEUST Assistant juridique 
  • DU secrétaire juridique

Bac +3 

  • BUT carrières juridiques 
  • Licence pro mention assistant juridique

Secrétaire médical

Avant le Bac : Le métier de secrétaire médical est accessible directement après un bac pro et ne nécessite pas de formation spécifique. 

  • Bac pro Accompagnement, soins et services à la personne 
  • Bac pro Accueil-relation client et usagers
  • Bac technologique Sciences et technologies de la santé et du social

⚠️ Il est quand même vivement conseillé de suivre une formation dans le secrétariat médical, comme celles des universités, celles de l’une des 8 écoles de la croix rouge ou encore les formations à distance proposées par le CNED (centre national de formation à distance).

Bac + 1

Secrétaire comptable 

Bac

  • Bac pro gestion Administration
  • Bac assistance à la gestion des organisations et de leurs activités

Bac +2

  • BTS Assistant manager 
  • BUT Assistant de gestion PME-PMI
  • BUT Gestion administrative et commerciale (GACO)

Secrétaire de mairie

Pour cet emploi, tu dois au minimum être en possession d’un diplôme de niveau Bac /Bac +3 afin de passer le concours de catégorie B de secrétaire de mairie. 

Avant le baccalauréat

  • Bac pro STMG

Après le baccalauréat :

Bac +2  

  • BUT Gestion des entreprises et des administrations

Bac + 3 

  • Licence Administration et gestion des entreprises 
  • Licences générales en économie, droit ou gestion

Pour cet emploi, tu dois passer l’un des 3 concours de la fonction publique territoriale :

  • Celui de catégorie A est accessible après une licence (économie, droit, gestion…). 
  • Celui de catégorie B est accessible après le bac. C’est ce concours qui t’offre le plus de chance de devenir secrétaire de mairie. 
  • Celui de catégorie C est accessible avec un diplôme national du brevet un CAP ou un équivalent.

Les missions du métier de secrétaire 👇

Elles dépendent, elles aussi, des spécialisations que tu veux choisir : 

Les secrétaires médicaux :

👉 Ils connaissent le vocabulaire médical

👉 lls accueillent les patients

👉 Ils prennent en charge les rendez-vous médicaux

👉 Ils rédigent des factures et des comptes-rendus médicaux

Les secrétaires juridiques  : 

📌 Ils assistent les métiers comme les avocats, les huissiers ou les notables  

📌 Ils établissent des procès verbaux 

📌 Ils effectuent des recherches documentaires 

📌 Ils gèrent les emplois du temps

📌 Ils se chargent de la prise de rendez-vous et de l’accueil téléphonique

📌 Ils font remonter les informations à la direction

Les secrétaires comptables : 

✔️  Ils effectuent des opérations de classement

✔️  Ils garantissent l’accueil et le suivi téléphonique des clients

✔️  Ils assurent le suivi de la trésorerie

✔️  Ils réalisent des opérations de facturation

✔️  Ils rédigent aussi des devis

✔️  Ils relancent les clients en cas de retard de facturation ou d’impayés

Les secrétaires de mairie 

Ils doivent connaître certaines réglementations comme le code général des collectivités territoriales mais aussi le code électoral.

Point def 💡

Le code général des collectivités territoriales est un ensemble de lois et de mesures qui régit l’activité et les droits des communes, régions et départements.

Quant au code électoral, c’est un recueil qui régit les élections d’un pays. Il compile l’ensemble des lois permettant le déroulement des élections.

  • Le secrétaire de mairie doit aussi mettre à jour les listes électorales  
  • Il assure l’accueil, le suivi et l’organisation des citoyens d’une commune en les aidant dans leurs différentes démarches administratives (demande de logement ou de carte d’identité).
  • Il rédige des documents officiels comme les actes de naissances, de décès ou de mariage, les arrêtés municipaux.
  • Ce professionnel assiste le maire dans l’établissement du budget de la commune 
  • Il gère les services administratifs et aide à la gestion du budget

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