Découvre le métier de secrétaire ☎️

Nicolas Bougrer-Cinqval - Mis à jour le 06/04/2022
le métier de secrétaire

Si tu aimes les challenges, l’ordre et la polyvalence, alors l’emploi de secrétaire est fait pour toi ! Rémunération, formations, conditions de travail, on t’explique tout ce que tu as besoin de savoir sur le métier de secrétaire. GO ! 👇 

En quoi consiste le métier de secrétaire ?🤔

Secrétaire, un métier de femme ?  

Les stéréotypes sur le métier de secrétaire et le secrétariat ont encore la vie dure. En 2014, l’Observatoire des inégalités avait mis en avant le fait que 97,6 % des personnes qui occupaient un emploi de secrétaire étaient des femmes. 😔

Le poste de secrétaire administratif figure parmi les métiers de la gestion et de l’administration. Il consiste à gérer les opérations administratives nécessaires au fonctionnement d’une entreprise. Le secrétaire doit assister ses supérieurs et faciliter leur travail au quotidien.

👉 En tant qu’assistant, il doit gérer les emplois du temps et les rendez-vous, les appels téléphoniques, faire remonter les informations nécessaires à la prise des décisions importantes, rédiger des mails et des courriers, classer des dossiers administratifs.

Les spécialisations du métier de secrétaire

Il existe autant de spécialisations dans le métier de secrétaire que de secteurs d’activité. En voici quelques-uns : 

  • Secrétaire médical : Le secrétaire médical assiste le docteur ou le praticien et peut exercer dans des hôpitaux, des centres de radiologie ou des cabinets médicaux. Ses fonctions relèvent à la fois du domaine de la gestion et de la santé. 🏥 
  • Secrétaire comptable : Doté lui aussi d’une double compétence, il maîtrise les chiffres comme personne et assure les fonctions de bases de l’emploi de secrétaire. Il exerce le plus souvent dans des cabinets d’expertise en collaboration avec des trésoriers ou encore des banques.
  • Secrétaire juridique : Il endosse lui aussi plusieurs casquettes puisqu’il doit maitriser les ficelles de la gestion et doit connaître le vocabulaire spécifique à ce secteur. 👩‍⚖️
  • Secrétaire de mairie : Le secrétaire de mairie assiste le maire et ses équipes dans la bonne administration de la commune. 

Comment devenir secrétaire ?

Les formations pour l’emploi de secrétaire dépendent de ton niveau scolaire mais aussi de la spécialisation vers laquelle tu souhaites t’orienter. 

Secrétaire 

Avant le baccalauréat

👉 un bac pro STMG

👉 un bac pro gestion Administration

👉 un bac assistance à la gestion des organisations et de leurs activités

À la sortie du lycée

Bac +2

  • BTS Assistant manager
  • BUT Assistant de gestion PME-PMI
  • BUT Gestion administrative et commerciale (GACO)

Bac +3

  •  Licence Administration et gestion des entreprises

Pour des postes plus spécialisés, tu peux te diriger vers les cursus suivants  :    

Secrétaire juridique  🧑‍⚖️

Il te faut une formation supérieure au baccalauréat pour accéder à ce poste.

Bac +2 

  • BTS support à l’action managériale
  • DEUST Assistant juridique 
  • DU secrétaire juridique

Bac +3 

  • BUT carrières juridiques 
  • Licence pro mention assistant juridique

Secrétaire médical

Avant le Bac : Le métier de secrétaire médical est accessible directement après un bac pro et ne nécessite pas de formation spécifique. 

  • Bac pro Accompagnement, soins et services à la personne 
  • Bac pro Accueil-relation client et usagers
  • Bac technologique Sciences et technologies de la santé et du social

⚠️ Il est quand même vivement conseillé de suivre une formation dans le secrétariat médical, comme celles des universités, celles de l’une des 8 écoles de la croix rouge ou encore les formations à distance proposées par le CNED (centre national de formation à distance).

Bac + 1

Secrétaire comptable 

Bac

  • Bac pro gestion Administration
  • Bac assistance à la gestion des organisations et de leurs activités

Bac +2

  • BTS Assistant manager 
  • BUT Assistant de gestion PME-PMI
  • BUT Gestion administrative et commerciale (GACO)

Secrétaire de mairie

Pour cet emploi, tu dois au minimum être en possession d’un diplôme de niveau Bac /Bac +3 afin de passer le concours de catégorie B de secrétaire de mairie. 

Avant le baccalauréat

  • Bac pro STMG

Après le baccalauréat :

Bac +2  

  • BUT Gestion des entreprises et des administrations

Bac + 3 

  • Licence Administration et gestion des entreprises 
  • Licences générales en économie, droit ou gestion

Pour cet emploi, tu dois passer l’un des 3 concours de la fonction publique territoriale :

  • Celui de catégorie A est accessible après une licence (économie, droit, gestion…). 
  • Celui de catégorie B est accessible après le bac. C’est ce concours qui t’offre le plus de chance de devenir secrétaire de mairie. 
  • Celui de catégorie C est accessible avec un diplôme national du brevet un CAP ou un équivalent.

Louise

Mines ParisTech

24€/h

Jeanne

Aix-Marseille Université

17€/h

Thibault

ENS Paris Ulm

20€/h

Agathe

ENS Lyon

19€/h

Olivier

La Sorbonne

13€/h

Fabien

Télécom Paris

20€/h

Clémence

HEC Paris

21€/h/h

Margot

Arts et Métiers ParisTech

22€/h/h

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Les missions du métier de secrétaire 👇

Elles dépendent, elles aussi, des spécialisations que tu veux choisir : 

Les secrétaires médicaux :

👉 Ils connaissent le vocabulaire médical

👉 lls accueillent les patients

👉 Ils prennent en charge les rendez-vous médicaux

👉 Ils rédigent des factures et des comptes-rendus médicaux

Les secrétaires juridiques  : 

📌 Ils assistent les métiers comme les avocats, les huissiers ou les notables  

📌 Ils établissent des procès verbaux 

📌 Ils effectuent des recherches documentaires 

📌 Ils gèrent les emplois du temps

📌 Ils se chargent de la prise de rendez-vous et de l’accueil téléphonique

📌 Ils font remonter les informations à la direction

Les secrétaires comptables : 

✔️  Ils effectuent des opérations de classement

✔️  Ils garantissent l’accueil et le suivi téléphonique des clients

✔️  Ils assurent le suivi de la trésorerie

✔️  Ils réalisent des opérations de facturation

✔️  Ils rédigent aussi des devis

✔️  Ils relancent les clients en cas de retard de facturation ou d’impayés

Les secrétaires de mairie 

Ils doivent connaître certaines réglementations comme le code général des collectivités territoriales mais aussi le code électoral.

Point def 💡

Le code général des collectivités territoriales est un ensemble de lois et de mesures qui régit l’activité et les droits des communes, régions et départements.

Quant au code électoral, c’est un recueil qui régit les élections d’un pays. Il compile l’ensemble des lois permettant le déroulement des élections.

  • Le secrétaire de mairie doit aussi mettre à jour les listes électorales  
  • Il assure l’accueil, le suivi et l’organisation des citoyens d’une commune en les aidant dans leurs différentes démarches administratives (demande de logement ou de carte d’identité).
  • Il rédige des documents officiels comme les actes de naissances, de décès ou de mariage, les arrêtés municipaux.
  • Ce professionnel assiste le maire dans l’établissement du budget de la commune 
  • Il gère les services administratifs et aide à la gestion du budget
Pas le temps de t’ennuyer dans cette profession !

Clémence

HEC Paris

21€/h/h

Thibault

ENS Paris Ulm

20€/h

Sophie

Sciences Po Bordeaux

12€/h

Noémie

M2 en droit à Assas

19€/h

Fanny

Ponts ParisTech

19€/h

Simon

4e année de médecine

26€/h

Nicolas

CentraleSupélec

17€/h

Victor

ESCP

25€/h

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Quel est le salaire du secrétaire? 💸

secrétairesecrétaire médicauxsecrétaire juridiquessecrétaire comptablessecrétaire de mairie
2435 euros/brut par mois
2125 euros/brut par mois2583 euros/brut par mois2447 euros/brut par mois2303 euros/brut par mois

Ces données sont issues du JDN.

Quelles sont les qualités et compétences nécessaires pour le métier de secrétaire ? 🎯

L’emploi de secrétaire demande une grande polyvalence

  • Les secrétaires doivent avoir le sens du service et un bon relationnel pour accueillir les clients. 
  • Il faut qu’ils soient à l’écoute
  • Ils doivent être organisés et rigoureux 
  • Ils doivent savoir faire preuve de discrétion 
  • Les secrétaires doivent savoir hiérarchiser et prioriser les informations 
  • Ils maîtrisent les codes propres à leur spécialisation
  • Ils doivent être à l’aise avec les outils informatiques et bureautiques pour rédiger rapidement

Les avantages et les inconvénients du métier de secrétaire  ⚖️ 

Avantages

  • Tu ne risques pas de t’ennuyer  : il y a une grande variété de choses à faire selon ta spécialisation.
  • Les domaines de spécialisations sont multiples et les possibilités d’évolution de carrières aussi.
  • Un emploi stable : les employeurs auront toujours besoin de la polyvalence et de l’expertise des secrétaires pour les aider à gérer les activités.

Inconvénients

  • Les horaires peuvent se rallonger en fonction de la charge de travail, 
  • C’est un emploi dans lequel les troubles musculo-squelettiques (cervicales, dos, poignets, mains) et la fatigue visuelle sont répandus. 🤕 
  • Les secrétaires peuvent être sous pression car ils doivent alterner plusieurs tâches à la fois.

Les autres métiers du secrétariat

  • Assistant manager
  • Assistant de direction 
  • Standardiste

On espère que tu en auras appris davantage sur le métier de secrétaire. À bientôt !

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Nicolas Bougrer-Cinqval
Salut, moi c’est Nicolas ! Je suis étudiant en deuxième année de Master métier de la rédaction et de la traduction. J’ai intégré la rédaction des Sherpas en tant que stagiaire et j’espère que mes écrits vous aideront à réussir vos études ! 🙂

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