Nos logiciels et apps préférés pour être productif 🤳

Marion Watier - Mis à jour le 23/09/2022

Ahhh, la productivité… On a presque que ça a la bouche et on a même une catégorie dédiée sur le blog. En même temps, on est à la productivité ce que Star Wars est au cinéma : des références. Être productif, c’est un art qui repose sur quelques prérequis : l’organisation, la communication, le travail, la consommation, l’analyse et l’optimisation. On t’emmène dans notre monde de productivité et on te montre notre package complet des apps et logiciels indispensables

L’organisation, le BA-BA pour être productif 

L’organisation, c’est aussi notre dada… décidément ! Normal ; c’est ce qui te permet de toujours savoir quoi faire, quand le faire et surtout, de rendre tes journées fluides et agréables tout en utilisant ton temps de manière optimale. 

La liste de tâches 

Le système de to do est l’une des techniques de productivité les plus efficaces. Comment ça marche ? 

Première étape : le téléphone 

Ton téléphone est donc toujours dans ta main – tu es sûrement atteint de nomophobie comme la majorité des jeunes français – pas d’excuses pour ne pas en faire un super outil de productivité

👉 Dès que tu as une tâche à faire, note-la dans une appli de rappel. Ça t’aidera à tout centraliser et donc être plus productif.

Deuxième étape : les post-its 

Tous les matins, structure tes tâches. Récupère les tâches principales que tu peux effectuer dans la journée et inscris-les sur des pense-bêtes. 

👉 Priorise-les en mettant en haut la tâche la plus importante de ta journée, celle que tu veux vraiment faire. Ensuite, deux tâches secondaires. Enfin, le reste des tâches ne sont pas prio ; si tu arrives à les faire, c’est génial, sinon… pas trop grave. 

Mets-toi une durée maximale pour chaque tâche. Ça va t’obliger à être efficace et t’aidera à vérifier que tout rentre dans ta journée. 😉

Si tu es plus fan du digital, on te recommande de checker l’appli Things. Elle t’aide à structurer directement tous tes projets avec des sous listes de tâches.

L’agenda

On passe maintenant à la seconde étape essentielle de l’organisation : avoir un agenda. Etienne utilise Google Agenda, combiné avec Calendar Hero. 

Bloque tes créneaux, indique tes disponibilités et prends des rendez-vous en un seul clic. Gérer l’ensemble de tes journées n’a jamais été aussi izi

À lire aussi

Pour savoir comment choisir son agenda, c’est par ici !

Projets et idées

Combien de fois ça t’est arrivé d’avoir une idée géniale, puis d’oublier presque instantanément le contenu de ta pensée ? Comme si la petite bulle au-dessus de ta tête avait explosé… Et rien que là, tu as perdu une idée à un million d’euros. 💭

Pour gérer des pensées spontanées, pense à toujours avoir un petit calepin avec toi, ou mieux, une application de notes. L’avantage, c’est que tu peux y intégrer des documents numériques et donc avoir un mélange d’écriture et de supports visuels. 

👉 Essayer de structurer au mieux ta pensée : une idée de caisse à savon faite en fenouil en Norvège peut te paraître sensé sur le moment, mais très peu dans quelques jours quand tu retomberas dessus. 

bienfaits du decluttering

Notion est juste le meilleur outil pour s’orga. To-do, agenda et prise notes en un seul support ! On t’en dit plus dans cette vidéo 👇

Le temps de la communication 🗣

On passe tous un temps considérable à communiquer avec les gens. Mais à force de s’attacher à répondre à tout le monde, on est constamment dérangé et on peut perdre en efficacité… Comment optimiser ta communication dans ce sens pour rester productif ? 

Celui qui sait parler sait aussi quand il faut parler.

Plutarque

Do not disturb 🌙

C’est dur, c’est sûr. Mais déjà, désactiver toutes tes notifications sauf pour les logiciels les plus essentiels – va grandement t’aider. 

👉 Fais le tri : garde les notifications de maximum 2 applis (par exemple messages et ta messagerie pro) te permettra d’avoir l’esprit clair et de ne pas te faire interrompre quand tu bosses ou quand tu essayes d’être productif – souvent en vain.

L’idée, c’est aussi de sacraliser le moment où tu consultes tes messages. Prends exemple sur De Gaulle qui disait « on ne sonne pas le général de Gaulle » 😉

Évidemment, rien ne t’empêche de consulter les messages que tu reçois. Mais te faire interrompre ? Hors de question ! Sinon, tu n’avances pas. 

Objectif Inbox 0

Cette partie est pertinente si tu reçois beaucoup de mails et que tu as du mal à les trier. L’inbox zéro va donc être ton objectif. Être productif, c’est aussi se désencombrer l’esprit : en considérant chaque email comme une tache potentielle, tu peux les catégoriser de cette manière et mieux t’organiser. 

Testé et adopté

Le meilleur logiciel pour nous, c’est SuperHuman. Il a énormément de raccourcis clavier pour aller ultra vite : très agréable et efficace !

Travailler et créer au quotidien 🎭

En général, le quotidien est régi par deux types d’actions : travailler et créer. Chez les Sherpas, par exemple, on travaille quand on fait du management et on crée quand on écrit des articles ou des vidéos YouTube. 

Pour organiser ton travail, tes pensées et tes process : 

  • Notion – c’est ce qu’on utilise en interne pour centraliser nos idées et nos documents importants
  • La Google Suite, avec Google Docs, Sheets, Meet… Ça, c’est pour tous les documents brouillons pour ne pas les perdre.  

👉 L’avantage de ces deux logiciels c’est qu’ils permettent la collaboration entre plusieurs personnes et les modifications en temps réel. Hyper fluide pour un travail de groupe par exemple ! 

Créer des souvenirs

La prise de vue 📸

Si tu es un grand photographe et que tu prends des souvenirs de littéralement chaque instant de ta vie, cette partie va te ravir.

Pour les photos avec ton smartphone, essaye l’application Moment – elle est payante, mais ça reste raisonnable. Grâce à elle, tu as un contrôle total sur tous les paramètres de ta caméra, ce que l’application iPhone ne permet pas du tout : sélectionner tes ISO, ton ouverture, la vitesse d’obturation, etc. 

Les retouches 

Pour tout ce qui est post-traitement, mise sur Lightroom d’Adobe qui promet de faire l’essentiel sur des photos ! 

Le design

Chez les Sherpas, on utilise Figma. C’est un outil collaboratif, super plus abouti et ultra-puissant. Tu peux y faire du design, du design logiciel mais aussi des mood board, des tableaux… 🫠

D’ailleurs…

Tu peux aller jeter un œil vers le site Internet qu’on designe avec Figma, c’est sur Sherpas. Tant que t’y es, profites-en pour voir si l’un de nos profs particuliers peut t’aider à améliorer ton système de productivité ou t’aider dans tous les domaines où tu veux devenir meilleur ! 👍

Quand le savoir vient à toi 💡

👉 Pour être productif, il faut bien s’informer pour constamment pouvoir tenter de nouvelles choses. Tu as besoin d’apprendre en continu, mais surtout, de documenter ton savoir. Consommer régulièrement du contenu t’aidera à être bon dans ce que tu entreprends au quotidien. 

Lire est primordial pour s’instruire. 🧠 Ça va de soi. Mais ce n’est pas toujours facile ni agréable d’avoir un énorme bouquin dans son sac… Pour ça, les liseuses numériques sont de vraies sauveuses ! Par exemple, tu as la Kindle, que tu peux pairer avec l’application éponyme pour pouvoir lire même sur d’autres appareils. 

À lire aussi

Si tu n’as vraiment pas le temps de t’atteler à la lecture (100 livres par an, c’est quand même beaucoup) tu peux essayer Koober pour lire des résumés de livres de productivité. Quand tu n’es pas sûr, plutôt que d’acheter un livre et de ne jamais le lire, un condensé peut faire l’affaire ! C’est un format très pratique, notamment dans le métro. 🚇

Pour ce qui est du format vidéo, on mise tout sur les Master class dans lesquelles des experts très pointus prennent la parole dans un nombre très large de domaines. Attention : c’est en anglais donc faut être à l’aise… pourquoi ne pas prendre des cours particuliers d’anglais pour t’y préparer ? 

Par exemple, la dernière master class qu’on a regardé est celle de Richard Brandson sur l’entrepreneuriat. Regarde-la toi aussi ! 😉

Pour tout ce qui est info, crée-toi un dossier avec des apps d’actualités. Voici quelques uns de nos préférées pour suivre l’actualité facilement :  

  • Les Échos pour tout ce qui est information économique. Elle n’est pas trop politisée et permet d’avoir une vision d’ensemble de ce qui se passe. 
  • Finimize, pour l’info liée à la bourse et à l’investissement. 
  • Cafeyn pour tout ce qu’il est du reste de la presse. Ce type d’appli permet de ne pas être juste dans une seule orientation, mais d’avoir une meilleure compréhension du monde qui t’entoure. 
  • Pour les podcasts, essaye Castro qui centralise beaucoup de podcasts rangés par catégories.

Analyse et prends du recul

C’est un prérequis extrêmement important, dans la mesure où tu brasses énormément d’informations au quotidien. Tu en fais des choses avec ton système de productivité ! Par contre, il est nécessaire de le décomposer et de prendre du recul si tu souhaites t’améliorer, progresser et ne pas subir ton quotidien.

L’application qu’on utilise beaucoup, c’est Day One qui te laisse l’opportunité de faire un bilan de tes journées avec un format de journal. Quand l’utiliser ? Dès que tu as cinq minutes (par exemple dans le métro ou à la pause). 

👉 C’est très satisfaisant de lire les petits résumés que tu as pu mettre il y a déjà un certain temps. Tu vois que tu progresses et que les choses finissent bien souvent par s’arranger. 🕊

Optimise ton temps ⏱

Être productif repose en grande partie sur l’optimisation de son temps. C’est comme ça que tu en économises beaucoup au quotidien et tout est plus fluide.

gérer son temps

L’optimisation de son temps : rien de plus simple ! On peut même atteindre des journées de 25h si on s’organise bien 🤪

  • Alfred. Non, ce n’est pas ton voisin râleur qui tape dans le mur. En fait, Alfred, c’est une recherche intelligente qui va fouiller pour chercher des fichiers à la fois dans ton ordi et sur Internet.
  • Pour les petits étourdis qui perdent tout le temps leurs affaires, on a la solution. Les Apple Air Tags, que tu peux laisser sur tes clés par exemple et localiser depuis ton téléphone.
  • Dernier énorme source de gain de temps : 1Password pour ne jamais avoir besoin de me souvenir de tes mots de passe et qu’ils soient en béton armé ! Plus besoin de chercher, ce qui fait une énorme différence… 

C’est important de dire qu’un système de productivité n’est pas une fin en soi. C’est une somme d’outils de process que tu connais et avec lesquels tu es très à l’aise. La question de la productivité est propre à chacun et vise à t’aider à être plus efficace et épanoui. Évidemment, c’est un système qui t’appartient. À toi de le faire évoluer comme bon te semble. ☺️

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