Checklist administrative : que faire avant la rentrée scolaire pour te préparer ? 📑

Jazz Riffet - Mis à jour le 10/06/2022
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Tu as préparé tes vêtements, tes fournitures, tu es prêt à partir en vacances l’esprit tranquille et à dormir du sommeil du juste… Mais tu es sûr d’avoir oublié quelque chose 😬 En fait, tu ne sais que faire avant la rentrée scolaire préparer administrativement ton retour en classe pour une nouvelle année. On te livre l’inventaire des documents dont tu auras besoin pour ta rentrée avec les démarches et les documents à réunir, que tu entres au lycée ou dans les études supérieures. C’est parti ! 🚀

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Pack des documents à préparer pour tes démarches administratives 

Version papier 📑

👉 Des photos d’identité 

👉 Des photocopies de ta pièce d’identité ou autre justificatif d’identité

👉 L’avis d’imposition de tes parents

👉 Ton certificat / attestation de scolarité  

👉 Attestation d’assurance scolaire

👉 Justificatif de domicile

👉 Certificat de vaccination

👉 Un Relevé d’Identité Bancaire (RIB), le tien ou celui de tes parents, en fonction de qui assumera les paiements

👉 Ton numéro de Sécurité sociale

Version numérique 📱

Attention ! La plupart des démarches sont en partie ou totalement dématérialisées, donc prévois toujours une version numérisée de tes documents. En particulier les plus importants, ceux qu’on te demandera dans 90% des cas : 

  • Ton RIB
  • Ton certificat de scolarité 
  • Ta pièce d’identité
  • Ta photo d’identité

Pour te faciliter cette numérisation, tu peux télécharger une application de scan sur ton téléphone, en plus elles sont en majorité gratuites. Il te suffira de prendre ton document en photo et l’application se chargera de le transformer en PDF pour toi 😉

💡 Les Clouds

Note que grâce au système de cloud, tu peux stocker tes documents dans un seul et même espace numérique, auquel tu pourras accéder avec ton ordinateur, ton téléphone ou ta tablette, à tout moment de la journée.

Conseils pour une organisation carrée avant la rentrée

C’est bien de savoir que faire avant la rentrée scolaire pour te préparer, mais c’est aussi utile de savoir comment le préparer ! On te fait un inventaire et on te donne de conseils et astuces pour t’aider 😉

💡 Attention aux dates !

⏳ Il est SUPER important de bien faire attention aux dates ! Un retard, même minime, peut te conduire à des conséquences sérieusement pénibles, voire handicapantes (un retard général dans le déclenchement des procédures dont tu as besoin rapidement, des frais supplémentaires, des impossibilités…).

Veille donc à bien repérer les dates limites (note-les dans un calendrier auquel tu pourras ajouter un réveil pour chaque date par exemple) et à les anticiper un maximum 😉 

📌 Essaye de faire l’inventaire de façon complète des tâches à faire pour ensuite les répartir par dates 🗓

Si tu veux bien te préparer avant tes vacances, pour ne pas avoir de troubles du sommeil en plein mois de juillet, rongé par le stress de ne pas connaître la date limite pour renouveler le contrat de ton assurance, commence par faire une liste !

Cet inventaire doit comporter

  • Chaque organisme auprès desquels tu vas devoir faire une démarche 
  • La date limite de chaque démarche

Une fois que tu as fait cet inventaire, tu dois te créer ta propre organisation, ton propre planning. C’est le même fonctionnement que pour tes devoirs : établis tes priorités, définis ce qu’il est important de faire en premier.

Puis, pour ne pas être submergé, dissèque les tâches que tu as à faire et étale-les sur une certaine durée. En fonction de la taille de ta liste, tu peux répartir tes tâches sur une ou plusieurs semaines. Ça t’évitera les galères des choses urgentes à faire la veille pour le lendemain !

Observe aussi si tu es plus du matin ou de l’après-midi pour savoir quand tu as le plus de chances d’être au max de ton efficacité 👌

💡 Trucs et astuces

Note bien les heures d’ouverture et de fermeture des organismes que tu dois contacter, et prévois dans ta journée des plages horaires pour passer tes appels. On dit « plages horaires » parce qu’il n’est pas impossible que tu doives attendre un temps avant que quelqu’un ne réponde à ton appel. Donc prévois du temps ! (et de la patience…)

📌  Renseigne-toi à fond avant de faire ton choix 🔎

Tu seras amené à faire des choix au cours de tes démarches administratives, et pour bien les faire, tu devras être bien informé

Pour t’aider à y voir plus clair, tu peux lister les différents avantages que proposent les organismes, les contraintes, les prix, les caractéristiques qui correspondent plus à tes besoins personnels. Ça t’aidera à avoir une vision d’ensemble plus dégagée.

📌 Garde un rythme régulier

Il est facile, à l’approche des vacances, de se laisser aller à un rythme tranquille et distendu. Mais cette dernière ligne droite que sont les démarches administratives pour la rentrée, il est important de garder le rythme !

Il ne s’agit pas non plus d’y passer tes journées en oubliant de te reposer. L’astuce est simple : prévois un créneau dans la journée pour t’occuper des tâches administratives. Soit le matin, soit l’après-midi. Choisis combien de fois dans la semaine tu veux et dois y consacrer du temps pour être à jour et pas dans l’urgence. Une bonne organisation s’accompagne toujours d’un rythme régulier 😌

📌 Crée un dossier pour rassembler tous tes papiers 📁

Ce dossier te sera utile toute ta vie (eh oui, les contraintes administratives ne font que commencer, bienvenue au club des adultes, dis au revoir à la tranquillité passive des enfants) ! 

En prenant dès maintenant de bonnes habitudes, tu t’assures un lendemain paisible, sans l’angoisse déclenchée par la fameuse question “Mais il est où ce p*** de document ???”. 

Nos conseils sont tous simples

  • Achète-toi plusieurs classeurs avec des intercalaires (tu sais, comme dans l’inventaire des fournitures au collège ? Les cartons colorés qui sont finalement hyper pratiques !).

👉 L’idée est ensuite de faire un tri par catégories.

Par exemple :

📍 Un classeur dédié à ton établissement scolaire (avec ton certificat de scolarité notamment) 

📍 Un dédié à ta santé (avec les documents en lien avec ta mutuelle, la Sécurité Sociale et ton assurance scolaire)

📍 Un autre dédié à tes frais de transport (avec la facture de ton abonnement)

📍 Un dédié à ta banque (avec tes relevés de compte, tes codes etc).

💡 L’idée est simplissime : une place pour chaque chose et chaque chose à sa place !

👉 Tu peux aussi t’acheter un seul classeur général et tout y mettre, ça te permettrait d’avoir un seul endroit unique où chercher tes documents. Attention quand même parce que plus tu vas avancer dans la vie et plus les documents vont s’accumuler.

  • Écris la catégorie de ta partie sur chaque intercalaire
  • Au début de chaque partie, mets une feuille sur laquelle tu écriras au fur et à mesure l’inventaire des documents qui se trouvent dans la partie. De cette façon, tu pourras voir le contenu en un coup d’œil et tu n’auras pas besoin de chercher pendant 40 minutes ! 
  • Chaque année, fais le tri des documents dont tu as besoin et ceux qui sont devenus obsolètes. Ça te permettra de ne pas accumuler des documents qui ne feront finalement que t’encombrer, et tu auras une vision bien plus claire et dégagée. 

💡 Tu peux faire la même chose en version numérique pour stocker le tout dans des dossiers sur ton ordinateur et ton téléphone !

En relation avec ton établissement 🏫

Si tu entres au lycée 

📍 La fiche de renseignement de l’infirmerie

📍 La fiche d’inscription à la cantine

📍 Formulaire d’acceptation du règlement intérieur de l’établissement

📍 Autorisations diverses et droit à l’image : Pour la photo de classe et les clichés pris pendant une sortie notamment

Si tu es dans les études supérieures

📍 La Contribution de Vie Étudiante (CVEC)

C’est une taxe obligatoire reliée au CROUS qui vaut pour toute personne qui entre dans les études supérieures, que ton établissement soit privé ou public.

Note que tu peux être exonéré de cette taxe si tu te trouves dans un des cas suivants :

  • Tu es boursier ou tu touches une allocation annuelle dans le cadre d’aides spécifiques annuelles
  • Tu es un étudiant réfugié
  • Tu bénéficies d’une protection subsidiaire 
  • Tu es demandeur d’asile 

Son montant est d’un peu moins d’une centaine d’euros (91€ pour l’année scolaire 2019-2020, 92€ pour l’année scolaire 2020-2021).

🤔 La démarche

Il est très important que tu fasses cette démarche parce qu’il te faudra présenter l’attestation au moment de ton inscription dans un établissement supérieur.

📝 Les documents à préparer 

  1. Tu te crées un compte
  2. Tu indiques la ville dans laquelle tu vas faire tes études
  3. Tu payes, ou bien tu fais ta demande d’exonération
  4. Eh voilà, tu obtiens ton attestation !

Tout ce que tu as à savoir sur la CVEC est expliqué sur le site cvec.etudiant.gouv.fr

Les transports 🚊

Si tu entres au lycée

📍 La carte de transport

L’abonnement aux transports en commun sont l’une des premières réponses à la question “Que faire avant la rentrée scolaire ?”. Ton abonnement te servira pour prendre le bus tous les matins et tous les soirs ! 

🤔 La démarche 

Il te faudra contacter la mairie ou ton établissement scolaire pour connaître la démarche exacte à suivre.

📝 Les papiers à préparer pour cette démarche

  • Une photo d’identité 
  • Potentiellement un formulaire
  • Un RIB de tes parents si les prélèvements se font à intervalles réguliers

Si tu entres dans les études supérieures

📍 Abonnement aux transports

C’est un indispensable pour se déplacer quand et comme tu veux. Il existe différents types de forfaits en fonction de la région où tu habites et des types de transport dont tu bénéficies. 

À Lyon par exemple, le réseau de transport s’appelle le TCL (Transports en Communs Lyonnais). En Île de France c’est la RATP (Réseau Autonome des Transports Parisiens). À Marseille, c’est la RTM (Régie des Transports Métropolitains) qui gère les transports.

Chaque région a son propre réseau de transport, à toi de te renseigner sur celui de ta ville et les forfaits qui existent ! Et de télécharger ensuite l’application correspondante si elle existe.

🤔 La démarche 

Renseigne-toi sur Internet pour avoir une idée dans un premier temps des forfaits en lien avec le réseau de transport de ta région. Et si tu n’es pas à l’aise ou que tu as des questions lors de la phase d’inscription, n’hésite pas à te rendre dans une gare pour demander des conseils.

📝 Les papiers à préparer pour cette démarche

  • Une photo d’identité
  • Un certificat de scolarité
  • Un RIB
  • Un formulaire d’abonnement, fourni par la société de réseau de transport
  • Ta carte bleue, parce que tu seras très probablement amené à faire un premier versement.

💡 Note que maintenant la plupart des démarches sont dématérialisées, via un site ou une application. Ce qui signifie que tu peux dois prévoir des doubles de tes documents en version PDF et jpeg pour les photos 😉

Les assurances 🏨

Si tu entres au lycée ou dans les études supérieures

📍 L’assurance scolaire

💡 Note qu’au lycée tu bénéficie encore de l’assurance de tes parents, donc en principe, tu n’as pas à gérer cette partie, mais on t’en parle quand même pour que tu sois conscient et informé !

Sache qu’elle n’est pas obligatoire, mais il est préférable d’en avoir une. Elle offre deux sortes de protection : 

  • Une garantie de responsabilité civile, pour te préserver dans le cas où tu causes des dommages à autrui 
  • Une garantie individuelle d’accidents corporels, pour te protéger dans le cas où ce serait toi qui subirais des dommages.

Note que les risques couverts par ton contrat varient en fonction de l’assureur que tu as choisi. 

Note aussi que, même si elle est facultative, elle est vivement conseillée et même obligatoire dans certains cas, notamment :

  • Les sorties et voyages scolaires
  • Les activités périscolaires 
  • Un stage en milieu professionnel 

🤔 La démarche 

Elle dépend de l’assureur vers lequel tu as choisi de te tourner ! 

Tu peux te renseigner auprès de plusieurs personnes :

  • La directrice ou le directeur de ton école
  • Des associations de parents d’élèves
  • Les assureurs de tes parents
  • La Fédération Française des sociétés d’assurance
  • Le Centre de documentation et d’information de l’assurance (CDIA) de ta région

📝 Les papiers à préparer pour cette démarche

  • Ton numéro de Sécurité Sociale
  • Un RIB
  • Ta carte bleue, au cas où un premier versement t’est demandé

Et d’autres documents en fonction de l’assureur que tu choisiras !

À lire aussi

✅ En savoir plus sur les assurances pour étudiants

Si tu entres dans les études supérieures

📍 Mutuelle étudiante

La mutuelle n’est pas obligatoire, mais il est vivement conseillé d’en avoir une. C’est une aide qui vient en complément de celle que tu reçois déjà de la Sécurité Sociale. Une mutuelle est utile parce qu’elle te permet d’avoir tes frais de santé quasiment ou entièrement remboursés !

En plus de ça, comme il s’agit d’acteurs privés, elles proposent des services différents et notamment des aides au niveau de :

  • Ton logement
  • Tes contraceptions (pilule et préservatif entre autres)
  • Ton alimentation (certaines te donnent accès à des paniers de légumes à prix réduit)
  • Tes frais d’hospitalisation
  • Tes dépenses en pharmacie
  • … 

🤔 La démarche

  1. Renseigne-toi sur les différentes mutuelles qui existent, et en particulier les mutuelles qui s’adressent aux étudiants
  2. Des informations précise sur la démarche à suivre te seront livrées

📝 Les papiers à préparer pour cette démarche

  • RIB
  • Numéro de Sécurité Sociale
  • Régime de Sécurité Sociale
  • Comme pour l’abonnement au réseau de transport, tu seras probablement amené à faire un premier versement, par carte bleue ou par chèque

À lire aussi

Pour tout savoir des mutuelles étudiantes, check notre article sur comment gérer sa santé quand on est étudiant !

Le Crous

Si tu entres au lycée ou dans les études supérieures

Il s’agit d’une aide d’État qui assiste les étudiants et les familles qui ont encore un ou plusieurs enfants à charge dans leurs dépenses. Cette aide se matérialise sous la forme d’un versement mensuel pour les étudiants, ou de la prise en charge des frais de cantine d’un lycéen. 

Note aussi que le Crous possède tout un réseau de logements dans toute la France dont les loyers sont pensés pour être abordables pour des étudiants, et un système de cantine à très bas coût.

🤔 Les démarches 

  1. Remplir ton Dossier Social Étudiant sur le site gouvernemental MesServices.Étudiant.gouv.fr
  1. Pour activer ta bourse à la rentrée, tu dois transmettre ton certificat de scolarité, ou ton établissement scolaire peut s’en charger dans certains cas.

📌 Les critères pour pouvoir prétendre à la bourse du Crous

  • Tu dois avoir moins de 28 ans le 1er septembre de l’année de ta rentrée (sauf exceptions, par exemple si tu es en situation de handicap)
  • La formation que tu intègres doit pouvoir accueillir des étudiants boursiers. Tu pourras checker cette information sur Parcoursup. 

💡La bourse du Crous est versée dès le 5 septembre en tant normal. Elle est ensuite versée tous les 5 du mois

📝 Les documents à préparer

  • Un RIB
  • L’avis fiscal de tes parents de l’année concernée
  • Le certificat de scolarité de tes frères et soeurs s’ils sont dans les études supérieures

À toi de jouer ! 😌

Maintenant que tu as des réponses à la question “Que faire avant la rentrée scolaire pour me préparer d’un point de vue administratif ?”, c’est à toi de jouer pour avoir l’esprit tranquille et commencer ton année sereinement 👌

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