Deviens le roi du time management ⌚

Marion Watier - Mis à jour le 16/09/2021

Apprendre à bien gérer son temps au quotidien, c’est un travail de longue haleine ! Il existe des centaines de livres sur le sujet et bien des articles sur les plannings sur le blog qui t’apprendront à devenir le maître de ton propre temps…

À défaut d’avoir lu tous les livres de productivité qui existent, on va t’expliquer comment appliquer des techniques de time management très appréciées chez Les Sherpas !

Bien gérer son temps, c’est comprendre que ton temps t’appartient 👌

Ca peut paraitre très bateau, on te l’accorde ! Mais c’est hyper important de le prendre en compte. Une fois que tu es bien conscient que ton temps t’appartient et que tu as totalement la main dessus, tu fais des choix bien plus consciemment.

Choisir, c’est renoncer.

André Gide

Écrivain français

Oui, on a tous des choses qui nous sont imposées chaque jour. Un DM de maths à faire, un cours particulier en plein milieu de ton samedi, un repas avec mamie le dimanche après avoir fait la bringue. Mais il te restera toujours du temps libre, ou du moins du temps qui n’est pas bloqué dans ta journée.

👉 Ces moments-là, ce sont ceux sur lesquels tu as entièrement la main. Alors penses-y : tu peux jongler avec comme bon te semble. L’idée, c’est de le faire intelligemment, et c’est pour ça qu’on est là.

Gérer son temps, ca passe par l’organisation (encore !?) ✅

Divise tes journées ➗

L’idée, c’est de diviser ses journées en blocs de 2 à 4 heures pour avoir des périodes de concentration intense et alterner selon les tâches que tu as à faire. Ca te laisse assez de temps pour vraiment te concentrer sur une tâche, et la faire de A à Z pour ne plus en entendre parler 😉

C’est modulable et super pratique ; tu peux coller deux blocs de deux heures de manière consécutive s’il faut en faire un bloc de 4.

💡 L’avantage avec des séances assez longues, c’est que tu vas pouvoir atteindre le flow, cet état d’hyperproductivité qui va te permettre d’atteindre beaucoup d’objectifs.

Etienne a fait une vidéo sur l’avantage de travailler en blocs de 4h, regarde-la ! 🔥

Planning, quand tu me tiens (ou pas)

Car oui, on ne pouvait pas faire d’article sur comment gérer son temps sans te parler de nos fameux plannings adorés. On a à peu près un milliard d’articles sur la création d’un planning, même une vidéo dédiée ou Will t’explique étape par étape comment créer le tien sur mesure.

Mais là, on va faire une petite nuance. Parfois, tu n’as pas besoin de faire de planning. (Nous ? Dire ça? Le choc.)

Un planning est utile quand : 

  • Tu dois t’organiser pour un projet qui prend beaucoup de temps (DM)
  • Ou pour un projet qui s’étale dans le temps (Révisions)
  • Quand tu n’as pas vraiment la main sur ton temps et qu’on t’impose certains horaires (Cours et travail perso)

👉 Dans ces cas là, c’est utile de planifier. Mais tu ne vas pas planifier une journée type, plutôt le faire à la semaine en essayant de trouver un rythme que tu pourras reproduire d’une semaine à l’autre.

Donc ça ne fonctionne que si le rythme se répète, autrement, privilégie les journées type. Tous les lundis seront les mêmes, tous les mardis aussi : tu pourras répartir ta charge de travail en fonction des différents objectifs que tu te seras fixés, sans te poser de question.

Dans les deux cas, l’objectif de la journée type ou de la planification est simple : avoir un équilibre global dans ta vie qui te permet de faire ce que tu souhaites, quand tu le souhaites. Ca te permettra de bien répartir ton temps entre toutes les choses importantes pour toi.

La To-do pour bien gérer son temps au quotidien

Que ce soit bien clair : pas d’orga sans to-do list !

Tous les soirs, après avoir terminé de travailler, habitue-toi à créer une to-do list pour prévoir ce que tu vas faire le lendemain.

C’est très simple ; ce réflexe te permettra d’allouer de manière très précise des tâches aux créneaux qui étaient jusqu’ici assez vagues et que tu as bloqué dans ta journée. La différence avec le planning, c’est que ici, c’est hyper modulable !

Et oui, tu peux adapter en fonction de ce qui arrive et de ce qui est nécessaire. Pas besoin de se poser de questions : tu as déterminé ce que tu devais faire, c’est-à-dire tes tâches principales et tes tâches secondaires.

  • La tâche principale est la tâche que tu dois absolument accomplir dans la journée. On appelle ça une MIT (Most Important Task) si tu accomplis cette tâche, tu pourrais considérer ta journée comme bien utilisée. Tu peux la diviser en sous-tâches si nécessaire ! (par exemple, pour ma part, c’est écrire cet article.)
  • Les tâches secondaires sont un peu moins importantes, mais doivent être faites aussi. Elles prennent souvent un peu moins de temps (Pour moi, ce serait répondre aux mails, faire une réunion avec la Rédac’…)

Tu peux utiliser plusieurs médiums pour faire ta to-do :

  • Une liste sur ton téléphone (notes)
  • Un carnet
  • Un post-it (notre préféré !)

Dans la vie, toutes les tâches ne sont pas bonnes à faire !

Savoir dire non ❌

On ne sonne pas le général de Gaulle.

Etienne

Co-fondateur des Sherpas

Ta voisine te demande de sortir son chien contre un peu d’argent, tu as un DM d’anglais à faire, ton maître de stage te demande d’écrire un rapport de 5 pages pour demain, tu veux regarder un épisode de ta série avant de te faire spoiler, ta meilleure pote veut aller acheter les nouvelles Yeezy, ta mère veux que tu passes l’aspirateur dans toute la maison (même dans le jardin, comment c’est possible ?)… Wow, temps mort !

Bien sûr, quand on est jeune, c’est souvent une bonne idée de dire oui à la majorité des nouvelles expériences. Ca te permet d’accumuler de l’expérience et vivre de nouvelles choses. Mais avec le temps on commence à avoir plus d’opportunités et c’est là qu’il faut commencer à faire des choix pour bien gérer son temps au quotidien.

Avant de rentrer une tâche sur ta to-do, pose-toi trois questions :

  • Est-ce que j’ai envie de faire cette tâche ?

✅ Si oui, fais la. Si non, passe à la question suivante.

  • Est-ce qu’elle me fait avancer dans mes objectifs ?

✅ Si oui, fais la, sinon, question suivante.

  • Est-ce que je suis obligé de faire cette tâche (contrainte extérieure)

✅ Si oui, fais la, sinon, non.

👉 Apprends à dire non ! Tu verras que parfois ça vaut le coup de ne pas faire les choses pour économiser du temps pour en libérer pour des choses plus importantes.

⚠ Attention, ne me fais pas dire ce que je n’ai pas dit : si une tâche te gonfle, mais qu’elle reste importante, il faut la faire ! C’est bien beau de gérer son temps, mais il ne faut pas faire n’importe quoi… 😅

La deadline temporelle pour une tâche

Le temps que tu accordes à tes priorités ⌚

Alloue une durée à chaque tâche. Réfléchis à un temps raisonnable pour cette tâche : faire une fiche ne devrait pas te prendre plus d’une heure (et encore, on est sympas !)

👉 Voilà deux lois qui vont illustrer nos propos :

Loi de Parkinson : Toute tâche tend à occuper tout le temps qu’on lui accorde.

En gros, si tu décides qu’une tâche doit prendre 4h, elle va prendre 4h. Donc en trifouillant un peu le système, si tu te dis que tu peux la faire en 2h, a priori, tu peux aussi la faire en 2h… This is how we do it.

Loi d’Illich : Plus on passe de temps à faire une tâche, plus notre efficacité à la faire diminue.

Réfléchis bien au temps que tu vas accorder à la tâche en question : ni trop peu, ni trop. Sinon, ta productivité pourrait en prendre un coup !

Et les tâches relou ? 😅

Ranger la vaisselle, nettoyer son bureau, envoyer un mail au SAV d’Apple, c’est vraiment des tâches ingrates qu’on n’a pas envie de faire. Et pour te motiver un peu, David Allen a dit “toute tâche qui prend moins de deux minutes à faire doit être faite tout de suite”. Eh oui, comme ça, c’est fait.

Préserver son organisation et bien gérer son temps sur le long terme😎

Prévenir les autres pour rester focus 🗣

Cite moi UNE chose plus frustrante que quelqu’un qui te demande de faire quelque chose d’urgent alors que tu es déjà occupé avec tes propres impératifs ? Il n’y en a pas. Ah si, peut-être le fait d’avoir dit à cette personne en amont que tu étais occupé et que tu ne serais pas dispo. Ça, c’est rageant.

Pour ça, n’hésite pas à informer les autres de tes disponibilités via Calendar Hero ou Calendly, pour indiquer tes créneaux libres et sur lesquels tu vas pouvoir leur accorder ton précieux temps. Comme ça, tu conserves ton organisation générale et tu ne te mets pas en porte à faux.

Après, si tu trouves que c’est un peu trop “corporate” et que tu te vois mal proposer un lien Calendly à ta mère pour qu’elle détermine quand tu vas pouvoir passer l’aspirateur (dans le jardin, toujours), tu peux simplement toi même lui dire quels sont les moments où tu es libre. Choisis en 3 à chaque fois que quelqu’un te demande quelque chose, et ils pourront piocher dedans. Tout simplement.

Ahlala, la vie de ministre…

Ne deviens pas esclave de ton organisation

On te disait plus tôt que bien gérer son temps, c’est avant tout une question de choix. Il arrive que parfois, tu aies un coup de mou, que tu décides de tout balancer, de partir vivre à Tahiti. Ou simplement que tu aies un imprévu.

Dans ce cas, ton organisation risque d’être chamboulée. Tu dois pouvoir t’adapter et rebondir, ce n’est pas grave si tu prends un peu de temps pour faire de l’espace et accorder un moment à quelque chose qui n’était pas dans le plan initial.

Choisir d’être satisfait de ton organisation ! 👍

Évidemment, même en appliquant ces conseils, tu pourras toujours te dire “ah si j’avais fait 5 exercices de plus, passé 3 coups de fils, répondu à 10 emails…”, c’est normal de parfois avoir l’impression de ne pas en faire assez et d’être un bon rien ! C’est aussi humain de vouloir toujours en faire plus.

En revanche, ce n’est pas toujours possible. Même des personnes super productives peuvent passer des journées à procrastiner.

👉 Alors il vaut mieux en faire un petit peu moins et être à l’aise avec ce que tu as produit plutôt que de pousser le bouchon trop loin et faire mal les choses ! Tu risques de ne pas être satisfait du résultat, et au final, tu prendras du retard en devant rattraper ce dérapage… 😬

Avec ces 10 conseils de time management, tu devrais pouvoir bien gérér ton temps sur le long terme. A la clé tu devrais pouvoir réaliser tes objectifs, accomplir tes rêves, tout en gardant du temps pour toi et les gens que tu aimes.

En espérant que tu deviennes très vite le maitre du temps… 💪

A bientôt pour un prochain article ! 👋

4.7/5 - (4 votes)

Laisse-nous un commentaire !

Des questions ? Des bons plans à partager ? Nous validons ton commentaire et te répondons en quelques heures ! 🎉

Ebook

Notre ebook pour bien s’organiser

Télécharge notre guide et découvre nos conseils pour bien t’organiser ! ✅